Sevagram bietet Wohn-, Betreuungs- und Altenpflegeleistungen in den Regionen Heerlen, Maastricht und Heuvelland in den Niederlanden. Als einzige Pflegeorganisation in Limburg trägt Sevagram das Golden-Planetree-Zertifikat für personenzentrierte Pflege.
Sevagram arbeitet ständig daran, die Pflege und das Wohlbefinden von Patienten und Mitarbeitenden zu verbessern. Deshalb suchte Dietrich de Lannoy, Projektleiter in der Abteilung ICT & Informationsmanagement, einen zugänglicheren und benutzerfreundlicheren digitalen Arbeitsplatz, der dem Team die Arbeit erleichtert.
Bloom Intranet erfüllte all diese Anforderungen und noch mehr.
Die Anforderungen von Sevagram
Bisher arbeitete Sevagram mit einer veralteten Citrix-Umgebung und Microsoft Office 2010. Diese Umgebung war zu ihrer Zeit solide, doch durch den technischen Fortschritt war sie ineffizient geworden. Sie war umständlicher zu bedienen und bremste die Produktivität.
Die Pflegekräfte sollten im neu eingeführten Microsoft 365 schnell und einfach auf wichtige Informationen und Anwendungen zugreifen können. Sevagram wollte einen gut strukturierten, intuitiven digitalen Arbeitsplatz schaffen, der für alle Mitarbeitenden leicht erreichbar ist. Er sollte Zusammenarbeit und Produktivität fördern, statt sie zu behindern. Vor allem sollte er den Arbeitsalltag des Teams einfacher machen, damit sich alle auf eine gute Pflege konzentrieren können.
„Wir brauchten einen benutzerfreundlichen digitalen Arbeitsplatz in Microsoft 365, der unseren Pflegekräften klare Informationen und einen direkten Zugang zu Anwendungen bietet. Bloom Intranet überzeugte durch seine Einfachheit und wirksame Funktionen. Damit war es die ideale Wahl, um unsere Umgebung zu modernisieren und die Zusammenarbeit in der ganzen Organisation zu verbessern.“
Dietrich de Lannoy, Projektleiter Informationsmanagement & ICT bei Sevagram
Die Wahl: Bloom Intranet
Für diese Aufgabe wandte sich Sevagram an seinen erfahrenen Implementierungspartner Advantive. Bei der Suche nach einem passenden digitalen Arbeitsplatz empfahl Advantive Bloom Intranet.
Ichicraft hat nachweislich viel Erfahrung mit der Microsoft-365-Plattform, mit klarem Fokus auf Erweiterungen für SharePoint und Teams, die Zusammenarbeit und Produktivität verbessern. Mit Bloom Intranet, dem Hauptprodukt von Ichicraft, gestalten Nutzer ihren eigenen persönlichen digitalen Arbeitsplatz, der Abläufe vereinfacht und schnellen Zugriff auf wichtige Ressourcen bietet.
Einführung von Bloom Intranet
In einer großen Pflegeeinrichtung ist sorgfältige Planung wichtig. Deshalb ging Sevagram mit Unterstützung von Advantive in einem strukturierten Prozess vor:
- Planung und Design: ein umfassender Plan vom Design bis zum Rollout, einschließlich der technischen Aspekte.
- Migrationsstrategie: eine solide Strategie für den Wechsel von der alten ICT-Umgebung zu einer neuen Cloud-Infrastruktur in Microsoft 365.
- Umsetzung und technische Vorbereitung: Einrichtung der technischen Seite von Bloom Intranet und Vorbereitung des Rollouts.
- Schulung und Change-Management: Schulung der Mitarbeitenden und Begleitung der Veränderung, damit die Umstellung gut gelingt.
- Go-live: Start von Bloom Intranet in der ganzen Organisation auf einen Schlag („Big Bang“).
Die gesamte Einführung dauerte ein Jahr, vor allem wegen der Migration vom alten System in die neue Cloud-Umgebung von Microsoft 365. Trotz des Umfangs der Veränderung verlief der Rollout reibungslos und mit wenig Störungen.
„Mit Bloom Intranet erreichen unsere Mitarbeitenden wichtige Anwendungen und SharePoint-Websites deutlich leichter. Von der Leitung bis zu den Pflegekräften vor Ort sorgt das intuitive Design für ein effizienteres und angenehmeres Arbeiten in Microsoft 365.“
Dietrich de Lannoy, Projektleiter Informationsmanagement & ICT bei Sevagram
Wie wird Bloom Intranet genutzt?
In der ganzen Organisation dient Bloom Intranet vor allem als schneller, zentraler Zugang zu wichtigen Anwendungen, bevorzugten SharePoint-Websites und Mitteilungen der Organisation.
Der digitale Arbeitsplatz ist der Startpunkt für alle Mitarbeitenden, von der Leitung bis zu den Pflegekräften vor Ort. Statt nach Informationen zu suchen, sehen sie die wichtigsten Ressourcen sofort.
Bei der Einführung lag der Schwerpunkt darauf, in Microsoft 365 eine benutzerfreundliche Umgebung zu schaffen, die den Zugang zu Informationen und Ressourcen verbessert.
Wichtige Funktionen:
- Schneller Zugriff auf wichtige Anwendungen: angepasst an die jeweilige Persona, sodass Mitarbeitende sofort die Tools für ihre Rolle haben.
- Einfacher Zugang zu bevorzugten SharePoint-Websites: Das spart Suchzeit und fördert Zusammenarbeit und Wissensaustausch zwischen Teams.
- Zentrale Mitteilungen der Organisation: Alle bleiben über wichtige Neuigkeiten und Ankündigungen informiert.
- Board-Vorlagen pro Persona: Acht verschiedene Board-Vorlagen decken die Bedürfnisse unterschiedlicher Mitarbeitergruppen bei Sevagram ab.
Was hat Bloom Intranet verändert?
Seit der Einführung von Bloom Intranet sieht Sevagram mehrere positive Ergebnisse:
- Bessere Erreichbarkeit: Mitarbeitende greifen schneller auf Anwendungen in Microsoft 365 und auf SharePoint-Websites zu und verbringen weniger Zeit mit Suchen.
- Höhere Produktivität: Der moderne digitale Arbeitsplatz vereinfacht und beschleunigt Abläufe. So bleibt mehr Zeit für die Pflege und weniger für komplizierte Systeme.
- Positives Feedback der Mitarbeitenden: Das Personal ist begeistert vom neuen digitalen Arbeitsplatz, der auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist.
- Integration mit Microsoft 365: Bloom Intranet arbeitet gut mit SharePoint, Teams und anderen Microsoft-365-Diensten zusammen und bietet einen einheitlichen Zugang zu Informationen.
- Sicherheit und Compliance: Bloom Intranet erfüllt anerkannte Sicherheitsstandards, einschließlich der ISO-27001-Zertifizierung. Alle Datenzugriffe sind sicher und konform.
- Wenig Verwaltungsaufwand: Dank gemeinsamer Board-Vorlagen und Konfigurationen pro Persona hat das IT-Team von Sevagram den laufenden Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert.
„Schon während der Vorbereitung und nach dem Go-live haben uns die Mitarbeitenden gesagt, wie zufrieden sie mit dem neuen digitalen Arbeitsplatz mit Bloom Intranet als Startseite sind.“
Dietrich de Lannoy, Projektleiter Informationsmanagement & ICT bei Sevagram
Fazit
Sevagram hat sich für ein Produkt entschieden, das gut mit Microsoft 365 zusammenarbeitet, die Sicherheitsstandards nach ISO 27001 erfüllt und wenig Verwaltungsaufwand verursacht. Damit hat die Organisation ihre Abläufe effizienter gemacht und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht. Sevagram kann sich so noch besser auf seine Aufgabe konzentrieren: hervorragende Pflege und Wohlbefinden für Klienten, Patienten und Mitarbeitende.
