VIRO ist ein internationales Engineering-Unternehmen mit rund 900 Mitarbeitenden an 13 Standorten in den Niederlanden, Deutschland und Belgien. Das Unternehmen entwickelt Lösungen für verschiedene Märkte, etwa Maschinenbau, Schiffbau, Industrieautomatisierung und Halbleiter.
Für die Zusammenarbeit über Teams und Standorte hinweg nutzt VIRO Microsoft 365 als digitalen Arbeitsplatz. Mit Bloom Intranet bekamen die Mitarbeitenden eine zentrale, persönliche Startseite, die Nachrichten, Wissen und Tools an einem Ort verbindet, im Browser und direkt in Microsoft Teams.
„Wir wollten einen Ort, an dem alle finden, was sie brauchen, mit Suche, Aufgaben und Nachrichten zusammen.“
Thijs Groener, Informationsmanager bei VIRO
Die Ausgangslage bei VIRO
Das bisherige Intranet war veraltet, und Informationen waren über zu viele Orte verteilt. Nachrichten erreichten nur wenige, und Routineaufgaben wie Zeiterfassung oder HR-Aufgaben brauchten zu viele Klicks. VIRO wollte das Intranet modernisieren, die Auffindbarkeit verbessern, die Reichweite von Unternehmens- und Standortnachrichten erhöhen und einen klaren Startpunkt im eigenen Design schaffen, der die Identität von VIRO widerspiegelt.
Die Wahl fiel auf Bloom Intranet
Das Team prüfte die Optionen anhand praktischer Anforderungen. Die neue Umgebung sollte unternehmensweite und lokale Nachrichten verbinden, mit Microsoft 365 zusammenarbeiten und Inhalte nach Rolle und Standort personalisieren. Eine gute Suche hatte Priorität, auch um externe Wissensquellen an einem Ort durchsuchbar zu machen.
Entscheidend waren die Integrationsmöglichkeiten. VIRO wollte Aufgaben aus AFAS, Microsoft Dynamics CRM und Recruitee anzeigen und das eigene Knowledge Portal anbinden, damit Mitarbeitende Wissensartikel direkt in Bloom Intranet durchsuchen können. Design und Bedienung sollten vom ersten Tag an zu VIRO passen.
Nach dem Vergleich mehrerer Ansätze überzeugte Bloom Intranet durch Flexibilität, intuitives Design und die enge Verbindung mit Microsoft Teams und SharePoint.
Einführung von Bloom Intranet
Die Einführung erfolgte schrittweise. Eine kleine Pilotgruppe arbeitete zuerst mit einer funktionierenden Version. Ihr Feedback prägte Layout, Navigation, das Nachrichtenkonzept und die ersten Integrationen. In der nächsten Phase kam die Zentrale dazu. Die Nutzungsdaten führten dort zu weiteren Anpassungen, die die Bedienung vereinfachten und die Zielgruppenausrichtung verbesserten. Als sich der Ansatz bewährt hatte, führte VIRO Bloom Intranet im ganzen Unternehmen ein.
„Durch die Arbeit mit einer funktionierenden Version haben wir gesehen, was die Leute wirklich brauchten.“
Parallel zum Rollout entstand ein Aufgaben-Widget, das Aktionen aus AFAS, Microsoft Dynamics CRM und Recruitee zusammenführt und alle offenen Punkte in einer Übersicht zeigt. Das Knowledge Portal wurde angebunden und über die Suche von Bloom Intranet durchsuchbar gemacht, sodass Wissensartikel neben SharePoint-Inhalten leicht zu finden sind. Zwei Ergänzungen für das Onboarding machen den Einstieg angenehmer. Die eine begleitet neue Kolleginnen und Kollegen bei ihren ersten Schritten bei VIRO. Die zweite, Introduce Yourself, lädt Neue ein, sich kurz vorzustellen, damit das Team sie kennenlernt.
Im Arbeitsalltag
Bloom Intranet ist jetzt der digitale Einstiegspunkt. Mitarbeitende beginnen ihren Tag dort, im Browser oder in Microsoft Teams. Sie lesen Unternehmens- und Standortnachrichten, sehen ihre Aufgaben aus AFAS, CRM und Recruitee, öffnen ihre meistgenutzten Tools und durchsuchen SharePoint und das angebundene Knowledge Portal von einem Ort aus.
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Unternehmens- und Standortnachrichten stehen nebeneinander, damit alle informiert bleiben
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Aufgaben aus AFAS, CRM Dynamics und Recruitee erscheinen in einer Übersicht
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Die Suche umfasst SharePoint und das Knowledge Portal und liefert schneller Antworten
Über die Buddy Bar öffnen Mitarbeitende eine Aufgabenübersicht, die Genehmigungen und Folgeaufgaben aus AFAS, Dynamics CRM und Recruitee bündelt.
Gezielt ausgespielte Kacheln und Inhalte sorgen dafür, dass alle sehen, was zu ihrer Rolle und ihrem Standort passt. Die Widgets für Onboarding und Introduce Yourself helfen neuen Kolleginnen und Kollegen, schnell anzukommen und ihr Team kennenzulernen.
Ergebnisse
Mitarbeitende erreichen Tools und Aufgaben schneller und wechseln seltener zwischen Systemen. Unternehmens- und Standortnachrichten werden stärker gelesen. Weil das Knowledge Portal in die Suche eingebunden ist, finden Mitarbeitende rascher Antworten, und der Weg von der Frage zur Umsetzung wird kürzer.
Rückblick und Ausblick
Die schrittweise Einführung hat sich bewährt. Klein anfangen, schnell lernen und in Etappen wachsen: Das schuf Vertrauen und hielt den Fokus auf dem, was die Mitarbeitenden brauchten. Das Ergebnis ist eine Startseite, die vertraut wirkt, Klicks spart und Nachrichten, Wissen und Aufgaben an einem Ort zusammenbringt.
Als Nächstes will VIRO das Widget Power BI in Bloom Intranet nutzen, um relevante Managementberichte anzuzeigen, und Copilot Studio in den digitalen Arbeitsplatz bringen, für schnelle Antworten und geführte Abläufe.
In den nächsten Iterationen optimiert das Team weiter Suche und Navigation, einschließlich der Anbindung an das Knowledge Portal, und verfeinert die Zielgruppenausrichtung auf Basis von Azure-AD-Gruppen, damit alle zuverlässig sehen, was für ihre Rolle und ihren Standort relevant ist.
