VIRO is een internationaal ingenieursbureau met zo’n 900 medewerkers op 13 locaties in Nederland, Duitsland en België. Het bedrijf ontwerpt en ontwikkelt voor onder meer werktuigbouw, scheepsbouw, industriële automatisering en de halfgeleiderindustrie.
VIRO werkt in Microsoft 365, zodat teams en kantoren goed kunnen samenwerken. Met Bloom Intranet kregen medewerkers één centrale, persoonlijke startpagina met nieuws, kennis en tools bij elkaar, in de browser en in Microsoft Teams.
“We wilden één plek waar mensen vinden wat ze nodig hebben, met zoeken, taken en nieuws bij elkaar.”
Thijs Groener, informatiemanager bij VIRO
Wat VIRO zocht
VIRO wilde een modern intranet waarin informatie makkelijk te vinden is. Nieuws van het bedrijf en van de vestigingen moest meer mensen bereiken, en dagelijks werk zoals uren schrijven of HR-taken moest met minder klikken kunnen. Ook wilde VIRO een duidelijk startpunt in de eigen huisstijl.
De keuze voor Bloom Intranet
Het team zette eerst op een rij wat de nieuwe omgeving moest kunnen. Die moest bedrijfsnieuws en lokaal nieuws combineren, samenwerken met Microsoft 365 en content per rol en locatie tonen. Goed zoeken vanaf één plek had prioriteit, ook in externe kennisbronnen.
Ook koppelingen waren belangrijk. VIRO wilde taken uit AFAS, Microsoft Dynamics CRM en Recruitee op de startpagina tonen en het eigen kennisportaal aansluiten, zodat medewerkers vanuit Bloom Intranet in kennisartikelen kunnen zoeken. Huisstijl en gebruiksgemak moesten vanaf de eerste dag bij VIRO passen.
Na een vergelijking van verschillende producten viel Bloom Intranet op door de flexibiliteit, het intuïtieve ontwerp en de goede aansluiting op Microsoft Teams en SharePoint.
De invoering van Bloom Intranet
De uitrol ging in stappen. Eerst gebruikte een kleine pilotgroep een eerste werkende versie. Hun feedback bepaalde de indeling, de navigatie, de opzet van het nieuws en de eerste koppelingen. Daarna kwam het hoofdkantoor erbij. Wat VIRO daar uit het gebruik leerde, leidde tot aanpassingen die het intranet eenvoudiger maakten en de content beter op de juiste mensen richtten. Toen de aanpak goed bleek te werken, nam VIRO Bloom Intranet in het hele bedrijf in gebruik.
“Doordat we in stappen met een werkende versie aan de slag gingen, zagen we wat mensen nodig hadden.”
Tijdens de uitrol is een takenwidget gebouwd dat acties uit AFAS, Microsoft Dynamics CRM en Recruitee bundelt, met één overzicht van alles wat aandacht nodig heeft. Het kennisportaal is gekoppeld aan de zoekfunctie van Bloom Intranet, zodat medewerkers kennisartikelen vinden naast content uit SharePoint. Twee widgets voor onboarding heten nieuwe collega’s welkom. Het ene begeleidt hen bij hun start bij VIRO. Met het andere, Stel jezelf voor, stellen nieuwkomers zich kort voor, zodat hun team ze leert kennen.
Zo gebruikt VIRO Bloom Intranet
Bloom Intranet is nu de digitale voordeur van VIRO. Medewerkers beginnen hun dag daar, in de browser of in Microsoft Teams, en openen er de tools die ze het meest gebruiken.
-
Nieuws van het bedrijf en de vestigingen staat naast elkaar, zodat iedereen op de hoogte blijft
-
Taken uit AFAS, Dynamics CRM en Recruitee staan in één overzicht
-
Zoeken in SharePoint en het gekoppelde kennisportaal tegelijk geeft sneller antwoord
Via de Buddy Bar openen medewerkers één takenoverzicht met goedkeuringen en vervolgacties uit AFAS, Dynamics CRM en Recruitee.
Tegels en content per doelgroep zorgen ervoor dat iedereen ziet wat bij zijn rol en locatie hoort. Het widget Onboarding en het widget Stel jezelf voor helpen nieuwe collega’s snel hun weg te vinden en contact te leggen met hun team.
Wat Bloom Intranet heeft opgeleverd
Medewerkers komen sneller bij hun tools en taken en hoeven minder te wisselen tussen systemen. Nieuws van het bedrijf en van de vestigingen wordt beter gelezen. Doordat het kennisportaal in de zoekfunctie zit, vinden mensen sneller antwoord en kunnen ze eerder aan de slag.
Terugblik en vooruitblik
De uitrol in fases bleek de juiste aanpak. VIRO begon met een kleine groep en breidde stap voor stap uit, steeds op basis van wat medewerkers nodig hadden. Het resultaat is één startpagina met nieuws, kennis en taken bij elkaar, waar medewerkers minder hoeven te klikken.
VIRO wil het widget Power BI in Bloom Intranet gaan gebruiken om managementrapportages te tonen. Ook wil VIRO Copilot Studio toevoegen aan de digitale werkplek, voor snelle antwoorden en om medewerkers stap voor stap door processen te leiden.
De komende tijd verbetert het team de zoekfunctie en navigatie en de koppeling met het kennisportaal. Ook verfijnt het de doelgroepen op basis van groepen in Microsoft Entra ID, zodat iedereen steeds ziet wat bij zijn rol en locatie hoort.
