Sevagram est un prestataire majeur de soins résidentiels, d’aide sociale et de soins aux personnes âgées dans les régions de Heerlen, Maastricht et Heuvelland, aux Pays-Bas. Elle est fière d’être la seule organisation de soins du Limbourg à détenir la prestigieuse certification Golden Planetree Person-Centered Care.
Sevagram s’engage à améliorer en continu les soins et le bien-être de ses patients comme de ses professionnels. Dans cet esprit, Dietrich de Lannoy, chef de projet au département ICT et gestion de l’information, cherchait un espace de travail numérique plus accessible et plus simple à utiliser pour faciliter le quotidien des équipes.
Bloom Intranet a répondu à tous ces critères, et à bien d’autres.
Les défis et les besoins de Sevagram
Auparavant, Sevagram s’appuyait sur un environnement Citrix vieillissant et sur Microsoft Office 2010 pour collaborer et travailler au quotidien. Ce dispositif était solide en son temps, mais l’évolution technologique l’avait rendu moins efficace : plus difficile à utiliser, il freinait la productivité.
Il était important que les professionnels de santé accèdent vite et facilement aux informations et aux applications essentielles dans Microsoft 365, récemment adopté. L’objectif principal de Sevagram : créer un espace de travail numérique bien organisé, intuitif et accessible à tous les collaborateurs. Il devait soutenir la collaboration et la productivité, et non les freiner. Surtout, il devait simplifier la vie professionnelle des équipes pour qu’elles puissent se concentrer sur l’essentiel : des soins de qualité.
« Il nous fallait un espace de travail numérique simple, avec des informations claires et un accès sans friction aux applications pour nos professionnels de santé dans Microsoft 365. Bloom Intranet s’est distingué par sa simplicité et son efficacité. C’était le choix idéal pour moderniser notre environnement et améliorer la collaboration dans toute l’organisation. »
— Dietrich de Lannoy, Chef de projet gestion de l’information et ICT chez Sevagram
La solution : Bloom Intranet
Pour relever ces défis, Sevagram s’est tournée vers Advantive, son partenaire de mise en œuvre de confiance. Pendant la recherche d’un espace de travail numérique adapté, Advantive a recommandé Bloom Intranet.
Ichicraft possède une expertise reconnue des solutions de la plateforme Microsoft 365, avec un accent fort sur la collaboration et la productivité grâce à des extensions SharePoint et Teams. Le produit phare, Bloom Intranet, permet à chacun de créer son propre espace de travail numérique, qui optimise les flux de travail et donne un accès simple aux ressources essentielles.
Mise en œuvre de Bloom Intranet
Consciente de l’importance d’une planification rigoureuse dans une grande organisation de soins, Sevagram, guidée par Advantive, a suivi une démarche de mise en œuvre structurée :
- Planification et conception : un plan complet, de la conception au déploiement, couvrant tous les aspects techniques.
- Stratégie de migration : une stratégie solide pour passer de l’ancien environnement ICT à une nouvelle infrastructure cloud Microsoft 365.
- Réalisation et préparation technique : la configuration technique de Bloom Intranet et la préparation du déploiement.
- Formation et accompagnement du changement : la formation des équipes et l’accompagnement de l’organisation pour une adoption en douceur.
- Mise en production : le lancement de Bloom Intranet dans toute l’organisation en une seule fois (« big bang »).
L’ensemble de la mise en œuvre a duré un an, principalement en raison de la migration de l’ancien système vers le nouvel environnement cloud Microsoft 365. Malgré l’ampleur du changement, le déploiement s’est déroulé sans heurts et avec très peu de perturbations.
« Bloom Intranet a nettement amélioré l’accès de nos collaborateurs aux applications essentielles et aux sites SharePoint. De la direction au personnel soignant de terrain, la conception intuitive de la plateforme rend le travail numérique dans Microsoft 365 plus efficace et plus agréable. »
— Dietrich de Lannoy, Chef de projet gestion de l’information et ICT chez Sevagram
Comment la plateforme est-elle utilisée ?
Dans toute l’organisation, Bloom Intranet sert avant tout à donner aux collaborateurs un accès rapide et centralisé aux applications essentielles, à leurs sites SharePoint favoris et aux messages de l’organisation.
L’espace de travail numérique est le point de départ de tous, de la direction aux professionnels de santé de terrain. Plus besoin de chercher l’information : les ressources les plus utiles s’affichent dès l’ouverture.
Lors de la mise en œuvre, l’objectif principal était de créer dans Microsoft 365 un environnement simple, qui facilite l’accès aux informations et aux ressources.
Principales fonctionnalités :
- Accès rapide aux applications essentielles : adapté à chaque profil, chacun dispose immédiatement des outils dont il a besoin pour sa fonction.
- Navigation facile vers les sites SharePoint favoris : un gain de temps qui favorise la collaboration et le partage d’informations entre les équipes.
- Messages de l’organisation centralisés : tout le monde reste informé des mises à jour et annonces importantes.
- Modèles de tableau par profil : huit modèles de tableau répondent aux besoins propres aux différents groupes de collaborateurs de Sevagram.
Quelle différence Bloom Intranet a-t-il faite ?
Depuis l’adoption de Bloom Intranet, Sevagram constate plusieurs résultats positifs :
- Meilleure accessibilité : les collaborateurs accèdent plus efficacement aux applications de Microsoft 365 et aux sites SharePoint, et perdent moins de temps à chercher.
- Productivité accrue : l’espace de travail numérique moderne simplifie et accélère le travail, et libère du temps pour les soins plutôt que pour la navigation dans des systèmes complexes.
- Retours positifs des collaborateurs : l’équipe apprécie ce nouvel espace de travail numérique adapté à ses besoins.
- Intégration avec Microsoft 365 : Bloom Intranet s’intègre bien à SharePoint, Teams et aux autres services Microsoft 365, pour une solution unifiée et un accès facile à l’information.
- Sécurité et conformité : Bloom Intranet respecte les principaux standards de sécurité, dont la certification ISO 27001, pour que toutes les interactions de données soient sûres et conformes.
- Peu de charge d’administration : grâce aux modèles de tableau partagés et aux configurations par profil, l’équipe IT de Sevagram a réduit le travail d’administration continu et gère les ressources plus efficacement.
« Pendant la préparation et après la mise en production, les collaborateurs nous ont dit à quel point ils étaient satisfaits du nouvel espace de travail numérique, avec Bloom Intranet comme écran de démarrage. »
— Dietrich de Lannoy, Chef de projet gestion de l’information et ICT chez Sevagram
Conclusion
En adoptant une solution qui s’intègre bien à Microsoft 365, respecte les standards de sécurité ISO 27001 et limite la charge d’administration, Sevagram a amélioré son efficacité opérationnelle et la satisfaction de ses collaborateurs. L’organisation est mieux armée pour poursuivre sa mission : offrir des soins et un accompagnement d’exception à ses clients, à ses patients et à ses collaborateurs.
