Goedkeuringen-widget
Alle aanvragen op één plek
Het Goedkeuringen-widget brengt aanvragen uit alle SharePoint-lijsten die je organisatie al gebruikt samen in één scherm. Denk aan verlof, een reis, een declaratie, een nieuwe laptop of toegang tot een systeem.
Mijn aanvragen laat zien wat iemand heeft aangevraagd, van welk soort ook, met de status in gewone woorden. Onder Te beoordelen staat wat er op een beslissing van die persoon wacht. Een nieuwe aanvraag start je met één klik, en je ziet alle gekoppelde lijsten bij naam.
Functies
Elke beslissing terug te vinden
Onlangs afgehandeld brengt de uitkomst naar je toe. Een aanvraag waarover net is beslist, staat in Mijn aanvragen direct onder je openstaande aanvragen. Je ziet het resultaat dus op de plek waar je al keek.
Geschiedenis bewaart daarna alles: wat er is besloten, op welke datum en door wie. Handig als iemand later vraagt wanneer die reis precies is goedgekeurd.
Een concept tot je het verstuurt
Een nieuwe aanvraag begint als concept en staat in Mijn aanvragen als Niet ingediend, tot jij besluit dat hij klaar is. Vul het formulier nu in en verstuur het zodra je de bon of de definitieve prijs hebt.
In het venster Indienen voor goedkeuring krijgt de aanvraag een titel, goedkeurders en de toelichting die zij nodig hebben. Met schakelaars bepaal je of de goedkeurders in de toegewezen volgorde reageren en of iedereen moet reageren. Goedkeurders krijgen een melding via de app Goedkeuringen in Microsoft Teams, dus op de plek waar ze al werken.
Alles om te beslissen in één venster
Open je een aanvraag onder Te beoordelen, dan zie je in het venster de status, de goedkeuringsactiviteit met namen en foto’s, en de velden die bij dit soort aanvraag horen. Houd je de muis op een veld, dan zie je wat het betekent. Kies Goedkeuren of Afkeuren, voeg een opmerking toe en je bent klaar.
Open je een aanvraag die je zelf hebt ingediend, dan past hetzelfde venster zich aan die rol aan. De status is Aangevraagd, er is geen opmerkingenveld en de enige actie is Aanvraag annuleren.
Lijsten toevoegen en ordenen
Het widget is snel ingericht. Open de instellingen van het widget, voeg de lijsten toe die je wilt aanbieden, geef elke lijst een korte beschrijving zodat mensen meteen zien waar hij voor is, en sleep de lijsten in de volgorde waarin je ze wilt tonen.
Eén scherm per lijst, en SharePoint blijft zoals het is
Elke lijst krijgt daarna een eigen scherm: de site, de lijst, de titelkolom, de URL van het aanvraagformulier, een doelgroep zodat de lijst alleen bij de juiste mensen verschijnt, en een veld met notities voor wie hem later beheert.
Op hetzelfde scherm kies je de kolommen die een goedkeurder ziet, en bepaal je of de aanvrager zelf goedkeurders kiest of dat je organisatie dat doet. Je lijsten staan waar ze stonden, je flows draaien door en je machtigingen blijven gelden.
Je eigen formulier, je eigen lijst
Het formulier dat mensen invullen, is van jou. Je maakt het met Microsoft Lists of met Microsoft Forms, net waar je team al mee werkt, en je geeft het de velden die je proces nodig heeft: een categorie, een bedrag, een valuta, een bijlage voor de bon.
Het formulier opent in een venster op het board, dus niemand hoeft de pagina te verlaten om iets in te dienen. Wat binnenkomt, wordt opgeslagen in de SharePoint-lijst achter dat formulier, onder je eigen machtigingen en bewaarbeleid, en daar blijft het ook.
Het Goedkeuringen-widget maakt van een handvol losse SharePoint-lijsten één plek waar mensen aanvragen indienen, volgen en beoordelen. Aanvragers vinden met één klik het juiste formulier en zien hoe het ervoor staat. Goedkeurders zien alles wat op hen wacht in één tabblad, met genoeg informatie om meteen te beslissen. Alles blijft in SharePoint.